受付は、あらゆる組織の顔と声です。 自動受付ソフトウェアは、訪問者管理のプロセス全体を簡素化します。 顧客、候補者、クライアントのいずれであっても、受付は組織との最初の連絡先です。 これが、HRやマーケティング部門と同様に企業にとっても同様に重要である理由です。

したがって、受付係は、顧客が組織に電話をかけたときまたは組織に入ったときからの快適な体験を主に担当します。 しかし、コミュニケーションを直接、オンラインで、通話中にすべて同時に管理することは、ストレスがたまる可能性があります。

クライアントへの電話、請求、予定のスケジューリングなどのさまざまなオフィス業務が、すでにやりがいのある仕事に加わる可能性があります。 それは自動受付ソフトウェアが救助に来るときです。

以下は、2019年に効率を高めるための主要なフロントオフィス管理ソフトウェアシステムの簡単なリストです。

PC用の最高の自動受付ツールは何ですか？

Vonageビジネスソリューション

Vonage Business Solutionsは、アプリやダウンロードとして利用でき、ビジネスコミュニケーションの改善に役立ちます。 このクラウドベースの自動受付ソフトウェアは、ウェブブラウザ、スマートフォン、ビジネス製品と簡単に融合します。

Vonageビジネス電話システムは、インターネット上で動作するデバイスでVoIP電話システムを微調整する中規模ビジネスに最適です。

また、企業が電話、テキストメッセージ、またはビデオ会議を介して接続し、受付の時間を大幅に節約するのにも役立ちます。

主要な機能の1つに、アナウンスコール、オプションの妨害なし、または1つの内線で異なるデバイスを接続するオプションのスクリーニングがあります。 アカウントマネージャーは、管理者ポータルを介して通話を管理し、通話記録を評価したり、ダッシュボードの可視性を変更したりできます。

また、請求の詳細を確認し、ポータルのダイヤルアップ制限を修正できます。 デスクトップソリューションとは別に、ユーザーはモバイルアプリをダウンロードして簡単にアクセスすることもできます。 また、Google、Outlook、またはCRMと同期することもできます。

価格：19.99ドルから。

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GoCanvas

データ入力と連絡先管理は、フロントスタッフの重要な側面の1つです。 GoCanvasは、ユーザーが数分で作業を完了するのに役立つ最高のフロントオフィス管理ソフトウェアの1つです。

ユーザーが無制限のフォームを作成して入力できるようにすることで、組織に強力な機能が備わっています。 ボーナスとして、ユーザーは無制限のデータを保存することもできます。

ユーザーがコーディングやプログラミングなしで独自のモバイルアプリを作成できるドラッグアンドドロップツールを提供します。 また、ユーザーはワンクリックでツールをチェックしたりサイを監視したりするための画像をキャプチャできます。

さらに、スマートフォンで署名を取得するだけで、販売注文の確認に役立ちます。

Canvasは、注文価格を正しく見積もる計算にも役立ちます。 そのうえ？ GPS追跡により、ユーザーに機器またはチームメンバーの位置を通知します。

ワンクリックでのバーコードスキャン、モバイル決済のシームレスな同化、および他のアプリでの顧客データベースのアップロードは、他の注目すべき機能の一部です。

価格：無料トライアルが利用可能。 エンタープライズレベルのバージョンは45ドルからです。

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Greetly Digital Receptionist

Greetly Digital Receptionistは、訪問者のチェックイン用のアプリで、ユーザーがより多くのことを成し遂げることができます。 管理はあらゆる組織にとって重要かつ複雑な部分であり、自動化によりワークフローを簡素化します。

このソフトウェアは、フロントデスクの管理から会議や旅行スケジュールの修正まで、すべてのマルチタスクを簡素化し、時間を節約します。

このフロントオフィス管理ソフトウェアは、高レベルのカスタマイズを提供しながら、費用を節約し、効率を高めることを目的としています。 クラウドベースの訪問者ログで機能し、いつでも便利に利用できます。

さらに、音声メッセージ、電子メール、テキストメッセージ、またはSlackを使用して、インスタントアラートを送信します。

価格：14日間の無料トライアルが利用可能。 月額99ドルから。

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ジャイブの声

Jive Voiceはクラウドベースの統合された自動録音です

この受付ソフトウェアは、あらゆる規模のさまざまな企業に適しています。 ボイスメールボックスから仮想受付ソフトウェアまで、さまざまなホスト型VoIPスイートを提供しています。 この自動応答システムは、電話システムをリアルタイムで管理および更新します。 JiveのWebサイトを使用して、インターネットでサポートされているデバイスからこれを行うことができます。

アプリの視覚的なダイヤルプランエディターは、電話システムの驚くべきセットアップを支援します。 ユーザーが去ると自動的に有効になるカスタムダイヤルプランを使用して、事前のスケジュールを作成するのに役立ちます。 ユーザーは、1日のスケジュールを一度に追加できるようにしながら、カスタムグリーティングを追加することもできます。

その他の主要な機能の1つにFind Me / Follow Meがあります。これにより、ユーザーは特定の配置で複数の電話に着信通話を転送できます。 これにより、個々のユーザーは、内線番号に切り替えながら排他的なコールフローを構築できます。

価格：19.95ドルから。

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ほっついて

フロントデスクの管理は、電話への参加や訪問者の管理だけではありません。 しかし、それは顧客データベースを見つけて作成することでもあり、今日行う最善の方法の1つはソーシャルメディアを使用することです。

Hootsuiteは間違いなく、ユーザーがソーシャルメディアを1か所で管理できるようにする主要なソフトウェアの1つです。 このようにして、受付係がソーシャルメディアを手に入れるのを支援する競争力のあるフロントオフィス管理ソフトウェアとして2倍になります。

このソフトウェアは、ユーザーがソーシャル投稿をスケジュールできるようにすることで時間を節約するように設計されています。 すべてのソーシャルアカウントの投稿のいくつかを一度に自動的にスケジュールすることにより、ソーシャルメディアプラットフォームで常にアクティブになります。

また、チームが投稿できる事前承認済みのコンテンツでユーザーを更新し続けます。 データはユーザーの好みのクラウドファイルに保存されます。

そのうえ？ また、詳細なレポートを使用して、ソーシャルメディアプロモーションの効果を推定できます。 さらに、ユーザーは、ハッシュタグ、キーワード、および場所を使用して、ソーシャルメディアチャットを探してフィルタリングすることもできます。

ユーザーはいくつかの言語で会話を見つけることができます。 これにより、他の人が自分のブランドなどについて何を話しているのかを知ることができます。

価格：30日間の無料トライアルが利用可能。 その後、月額5.99ドルで販売されました。

一般的な考えに反して、フロントデスクの受付係は管理することがたくさんあります。 訪問者管理、クライアントコールへの出席、会議のスケジュール、ランチ、旅行の旅程から、クライアントデータベースの管理まで、やらなければならないことがたくさんあります。

これらは、時間を節約し、物事を簡素化するのに役立つ、最高に自動化された受付ソフトウェアの一部です。 そのため、生産性を高めるためにビジネスに実装を開始してください。